Les applications
Votre espace GesHoms n'est pas limité à un seul usage : il peut contenir plusieurs applications métier. Une application est un espace de travail complet qui regroupe ses propres objets, ses pages, ses règles, ses documents et son portail. Vous pouvez ainsi faire cohabiter, dans la même société, une application « CRM », une application « RH » et une application « Facturation », chacune avec son contenu, sans mélange.
À quoi sert une application ?
Une application découpe votre espace en périmètres indépendants :
| Ce qui appartient à une application | Exemple |
|---|---|
| Ses objets et leurs données | Clients, Devis, Commandes pour l'application « Exploitation » |
| Ses pages (intranet et extranet) | Le tableau de bord commercial, le portail de suivi client |
| Ses règles d'automatisation | « À la création d'un devis, envoyer un email » |
| Ses modèles de documents | Le modèle PDF de devis |
| Son assistant IA et ses règles métier | Des consignes propres à cette activité |
| Son email sortant (optionnel) | Envoyer depuis commercial@entreprise.fr |
Quand vous travaillez dans une application, la navigation, les listes de données et les espaces Studio, Application et Extranet ne montrent que le contenu de cette application. Basculer d'application, c'est changer de périmètre de travail.
Chaque société possède une application marquée Principale : c'est celle qui est ouverte par défaut. Elle ne peut pas être supprimée.
Basculer d'une application à l'autre
Le sélecteur d'application se trouve en haut du menu de gauche. Il n'apparaît que si vous avez accès à plusieurs applications.
- Cliquer sur le nom de l'application en haut du menu de gauche.
- Le menu Vos applications s'ouvre : il liste les applications auxquelles vous avez accès, avec l'icône et la coche sur l'application active.
- Cliquer sur l'application souhaitée.
Vous êtes alors ramené à l'accueil : les objets du menu latéral, les pages et les données affichées sont désormais ceux de la nouvelle application. Votre choix est mémorisé, à votre prochaine connexion, vous retrouvez la même application.
Ne confondez pas les deux sélecteurs : le sélecteur d'application (en haut du menu de gauche) change de périmètre dans votre société ; le changement de société se fait depuis votre carte utilisateur, en bas du menu de gauche. Voir Accueil et navigation.
Créer et gérer les applications
La gestion des applications se fait dans Administration, onglet Applications. Elle est réservée aux administrateurs de la société.
Créer une application
Créer une application est un parcours guidé : au bout, l'application existe et elle est garnie. Bouton Nouvelle application dans Administration → Applications.
| Étape | Ce qu'on y fait |
|---|---|
| L'application | Son nom, son icône, et ce qu'elle doit faire, en une phrase |
| Cahier des charges | Facultatif : déposer un document (.txt, .md, .pdf, .docx) que l'assistant lit. Rien n'est stocké, et le constat dit ce qui a été lu et ce qui a été écarté |
| Mise au point | Un dialogue avec l'assistant, qui pose les questions qui manquent |
| Apparence | La couleur et la densité d'affichage |
| Récapitulatif | Ce qui sera créé : objets, écrans (à décocher un par un), rôles, automatisations, et l'impact sur votre abonnement |
Créer une application la déclare à la facturation. Un parcours abandonné ne laisse donc ni application vide, ni ligne à payer. Si quelque chose échoue après la création, l'écran vous le dit plutôt que de laisser croire que rien ne s'est passé.
Le bouton Construire, dans la liste, rouvre le même parcours en mode « garnir » : rien n'est créé ni facturé, il n'y a pas d'étape d'apparence, et seule la description est enregistrée.
Vous pouvez aussi partir de zéro et bâtir à la main : basculez sur l'application, puis créez vos objets dans le Studio (voir Créer un objet) ou installez un module prêt à l'emploi.
La liste des applications
Pour chaque application, la liste affiche son nom, son nombre d'objets et de pages, le badge Principale le cas échéant, et la mention · active sur celle dans laquelle vous travaillez. Les actions suivantes sont disponibles :
| Action | Effet |
|---|---|
| Construire | Reprendre l'assistant pour mettre en place les objets d'une application encore vide (bouton affiché seulement dans ce cas) |
| Paramètres | Faire défiler jusqu'aux paramètres de l'application, sous la liste (voir ci-dessous) |
| Désactiver / Réactiver | Mettre l'application en sommeil, ou la remettre en service (bouton absent pour l'application principale) |
| Supprimer | Supprimer l'application (bouton absent pour l'application principale) |
Une application non vide (contenant des objets ou des pages) ne peut pas être supprimée : videz-la d'abord. La suppression d'une application vide est définitive.
Les paramètres d'une application
Les réglages propres à une application se trouvent sous la liste, dans le même onglet Administration → Applications : ils portent sur l'application active, basculez dessus si besoin. Ils regroupent :
- Identité, le nom, l'icône et la description, tels que les membres les voient dans le menu et dans le sélecteur d'applications.
- Apparence, la couleur de l'application et sa densité d'affichage (« Laisser chacun choisir », « Confortable » ou « Compact »). Ce sont des réglages par défaut : le choix personnel d'un utilisateur l'emporte.
- E-mail sortant, par défaut, l'application envoie ses emails avec la configuration de la société. Activez l'interrupteur pour lui donner son propre serveur d'envoi (serveur, port, utilisateur, mot de passe, email expéditeur, TLS) : utile quand chaque activité doit écrire depuis sa propre adresse.
- Consignes de l'assistant, les règles métier que l'assistant de cette application respecte impérativement (par exemple « TVA 0 % hors UE »).
- API (outils tiers), les jetons d'accès permettant à des outils externes de lire ou d'écrire les données, avec des droits limités à des rôles précis (voir API).
- Boîtes aux lettres, la boîte Microsoft 365 que l'application lit pour rattacher les messages à vos fiches (voir Le courrier entrant).
- Portabilité, l'export et l'import de la configuration, pour reprendre la structure d'une application dans une autre.
Terminez par Enregistrer, en haut de l'écran.
« Apparence » ne règle que la couleur d'accent et la densité. Les couleurs complètes, la typographie et les formes se règlent dans la charte, qui est un écran à part et qui en compte deux, une par surface. Voir Style et charte.
Qui voit quelles applications ?
L'accès aux applications suit des règles simples :
| Situation | Applications visibles |
|---|---|
| Administrateur ou gérant de la société | Toutes les applications |
| Membre avec un ou plusieurs accès explicites à des applications | Uniquement ces applications |
| Membre sans accès explicite | L'application principale seulement |
Autrement dit : tant que vous n'avez rien restreint, tous les membres travaillent dans l'application principale, comme avant. Dès qu'un membre reçoit un accès explicite à une ou plusieurs applications, il ne voit plus que celles-là, et un membre peut avoir un rôle différent selon l'application (par exemple gestionnaire d'une application et simple consultant d'une autre).
Le sélecteur d'application ne propose que les applications auxquelles vous avez accès ; si vous n'en avez qu'une, il est masqué et votre écran ressemble simplement à un espace unique.
Les accès par application se combinent avec les droits fins par objet (lecture, création, modification, suppression, champs masqués). Pour le détail, voir Droits d'accès.
Tout se fait dans l'application ACTIVE
Le Studio et le mode édition travaillent toujours dans l'application active : la barre de gauche du Studio rappelle son nom sous le titre, et tout ce que vous y créez (objets, règles, documents, pages, menus, rôles, profils d'accès) lui appartient. Avant de construire, vérifiez donc le sélecteur d'application.
Emporter un objet emporterait ses données et casserait en silence les pages, les rôles et les documents de l'application qui s'en sert. Si un module est déjà installé ailleurs, l'écran vous le dit et désactive le bouton, plutôt que de poser un doublon.
Pour aller plus loin :
- Créer un objet, la première brique d'une application
- Modules, installer des ensembles prêts à l'emploi
- Modifier le site, composer l'intranet et l'extranet
- Style et charte, les couleurs de chaque surface
- Travailler dans une copie, modifier sans risque
- Tutoriel : votre première application