Comptabilité et export FEC
Le module Comptabilité est l'interface avec votre expert-comptable, pas un second logiciel de comptabilité. Il tient un plan comptable, des journaux et des écritures à partie double, et produit le FEC que l'administration peut demander.
Studio → Modules → Comptabilité → Configurations.
Les écritures se posent toutes seules
| Événement | Écriture posée |
|---|---|
| Émission d'une facture de vente | Écriture de vente : client au débit du TTC, produit et TVA collectée au crédit |
| Validation d'une facture fournisseur | Écriture d'achat : charge et TVA déductible au débit, fournisseur au crédit du TTC |
Trois règles encadrent cela.
On comptabilise les totaux scellés. L'écriture reprend ce qui a été imprimé, envoyé et transmis à la plateforme, jamais un recalcul. Sinon la comptabilité dirait autre chose que la facture, pour quelques centimes inexplicables.
Comptabiliser ne fait jamais échouer une émission. Émettre est un acte légal ; le plan comptable est un réglage. Si une écriture ne peut pas être posée, l'émission réussit quand même, et la pièce apparaît dans l'écran de rattrapage.
Jamais deux écritures pour une même pièce. Un rejeu ne double pas le chiffre d'affaires.
Rattraper ce qui manque
Configurations → Écritures des factures.
L'écran liste les pièces émises sans écriture et le bouton Comptabiliser maintenant les pose. C'est plus utile qu'un avertissement enfoui dans une pièce que personne ne rouvre.
Un compte absent refuse, et son numéro est nommé : une écriture qui pointe un compte inexistant passerait les contrôles de forme et fausserait la balance.
Où les comptes sont choisis
Le compte de produit descend de la famille d'articles à l'article, puis à la ligne de facture, et reste modifiable à chaque étage. La ventilation se fait ensuite par le couple (compte, taux de TVA) : un vélo (707000, vente de marchandises) et une révision (706000, prestation de services) ne finissent pas sur le même compte, ce qui est précisément ce qu'un plan comptable sert à distinguer.
Un montant négatif bascule de colonne : un crédit de −200 € s'écrit en débit de 200 €. C'est aussi ce qui fait qu'un avoir s'écrit à l'envers, sans second jeu de règles.
L'export FEC
Configurations → Export FEC.
- Choisir la période, bornes comprises ;
- l'écran annonce aussitôt ce qui partira : le nombre de lignes et d'écritures, et le nom du fichier, qui suit la norme ;
- Télécharger le FEC.
Le fichier comporte les dix-huit colonnes dans l'ordre imposé par l'article
A47 A-1 du LPF, séparées par des tabulations, dates en AAAAMMJJ et montants à
virgule décimale. Une colonne déplacée ou un point décimal rend le fichier
irrecevable, et c'est au contrôle qu'on l'apprend.
Une écriture à quatre lignes produit quatre lignes de fichier. C'est ce qui fait qu'il s'additionne.
Les trois états de l'aperçu
| État | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Vert : « N lignes sur M écritures · rien d'écarté » | Tout part |
| Orange : « … · N écritures écartées » | Des écritures ne s'équilibrent pas et sont nommées. Les autres partent quand même |
| Neutre : « Aucune écriture sur cette période » | Il n'y a rien à exporter. Un fichier vide n'est pas un export réussi |
Une écriture déséquilibrée est écartée et nommée plutôt que de faire échouer le fichier entier : un FEC qui ne s'équilibre pas est refusé en bloc, et chercher la ligne fautive dans quinze mille, devant son comptable, n'est pas un travail. Mais écarter tout le fichier pour une écriture ferait perdre l'année.
L'aperçu est calculé par le même chemin que l'export : il ne peut pas annoncer autre chose que ce qui sort.
La référence d'écriture
C'est la colonne « EcritureNum » du FEC, celle que votre expert-comptable lit. Sa forme se règle dans Configurations → Numérotation des écritures. Changer le format ouvre un compteur neuf : sur un exercice entamé, une suite qui recommence se justifie devant l'administration. Voir La forme des numéros.
La référence de la pièce (« PieceRef ») porte le numéro de la facture, pas son identifiant interne : un nombre que le comptable ne pourrait relier à rien ne sert à personne.